ALV Fc. Grootegast en Notulen vorige vergadering
Algemene ledenvergadering Fc. Grootegast op 27-11-2019
Aanwezig : Dirk Hielema, Marten Dijkstra, Ben Schrantee, Harrie van der Vaart, Jakob Steursma, Alco Pikstra, Henk Top, Manus Nijboer, Harm Jan van der Bij, Arnold Dijkstra, Jasper Wiersema, Jan Dijck, Jan-Pieter Postmus, Harm Beute, Henk Beute, Pieter Buma, Sjabbo Smedes, Grietje Schuil, Jelmer Schuil, Jaap Visser, Jannes de Boer, Tim Renkema, Liekel Faber, Frouwke van der Naalt, Geesina Oost, Harmke Slotegraaf, Tjerk Poortinga, Ludo Kobes, F. Alkema, J. Tuintjer, Willem Storteboom, Arjan Tiemersma, Harro de Vries, Peter Klaver, Arjan Dreves, Marjan Hoekstra, Pieter de Groot, Derk-Jan Lindeboom, Robert Renkema, Janko Kuipers, Albert Koers, Remco de Jong, Jelmer van Gorp, Martine van Woudenberg, Jenny Tuinstra, Alie Snip, Jos Weesjes, Linda Vening, Tim Veenstra, Janeska Hazenberg, Alie Frankes - Veenstra, Wendy Helmholt, Cynthia van der Vaart, Lilian Zijlstra, Jaroenie Eilander, Iris van Mispelaar, Helga Hoekstra, Kimberly van Rooijen, Sigrid Hoekstra, Martha Hoeksema, Marjan Simonsz, Siep de Jong, Jetse Ploeg, Roelof Top, Bas Vleeming, Rense Poortinga, Patrick Rubingh en Sandra Hijlkema
Met kennisgeving afwezig : Frank Vening, Johannes Veenema, Janneke Bos - Hoekstra, Johan van der Velde, Wim Huisman, en Henk-Jan Kloosterman
Agenda :
- Opening
- Bestuursverkiezing
- Notulen ALV 2018
- Ingekomen stukken / mededelingen
- Commissies – senioren, jeugd, scheidsrechterzaken, sponsoring, vrijwilligers en activiteitencommissie
- Structuur / werkwijze
- Financiën
- Kledingfonds
- Jubilarissen
- Harrie van der Vaart Award
- Rondvraag
- Afscheid
- Afsluiting
- Welkom, er zijn wel 4 keer zo veel leden als andere algemene ledenvergaderingen. Voorzitter geeft aan dat hij blij verrast is met het aanwezige ledental. We zullen het met elkaar moeten doen, het bestuur kan het niet alleen.
Agenda wordt doorgenomen.
- Liekel Faber stopt als voorzitter. Onno Wijma is kortstondig in het bestuur geweest en is voortijdig gestopt. Jasper Wiersma is gepromoveerd om een hogere klasse te fluiten als scheidsrechter. Dit betekent dat hij geen bestuursfunctie meer kan uitoefenen. Jannes de Boer is voortijdig gestopt wegens privéredenen. Er wordt gestemd.
- Notulen vorig jaar worden kort aangehaald. Iedereen heeft het op de site kunnen lezen. Allerlei zaken zijn inmiddels op orde. Bijvoorbeeld bestrating en het geluid.
Harm Beute maakt een opmerking. Het trapveldje wordt na het tot stand komen van de nieuwe weg in Doezum opnieuw ingezaaid. Daarna is het in beheer van stichting velden.
- Vraag : Hebben we ook wat we gedaan aan discriminatie code? Was in het nieuws.
Antwoord : Teams hebben 1 minuut stil gestaan voor aanvang van de wedstrijd.
- Seniorencommissie. Tjerk Poortinga heeft het voorzitterschap op zich genomen. Met de hele commissie proberen ze ondersteunend te zijn aan de teams.
Jeugdcommissie: Arjan Dreves. Stabiel aantal jeugdleden. Bijzonder want verder een dalende trend. Moeilijk om leiders en trainers te vinden. Commissie onderbezet met 4 leden. Er moeten er nog twee bij dus wellicht na deze avond?
Scheidsrechterszaken: Jasper Wiersma. Er is een groep vaste scheidsrechters maar dit zijn te weinig. Seniorenteams zijn nu gevraagd om scheidsrechters te leveren. Dit werkt erg goed. Wel blijven vaste scheidsrechters nodig. Als je interesse hebt kun je gratis op cursus.
Opmerking; Kleedkamers scheidsrechters hebben een onpraktische indeling. Bestuur is hier al langere tijd mee bezig maar het is nog steeds niet op orde. Wordt gemeld aan het MFA.
Sponsorcommissie: Ludo voorzitter. Het was een Lastig jaar voor de sponsorcommissie. Er moesten 12 teams in het nieuw. Voor 1 team is het niet gelukt, zij hebben oude pakken. Er is 7500 euro aan sponsorgeld binnen gehaald afgelopen jaar. 2500 euro aan nieuw materiaal. Dit kon door onze nieuwe hoofdsponsor, Amysoft. Er stoppen een aantal sponsoren dus als iemand tips heeft voor nieuwe dan graag. Er ontbreken veel spullen per team. Ballen, jasjes etc.! Spullen zijn vaak stuk. Er zijn nieuwe ballen voor seniorenteams geregeld en nu missen er alweer 9. Dit is voor de sponsorcommissie erg vervelend. De dames hebben geen nieuwe ballen gekregen maar zijn volgend jaar weer aan de beurt. Er was een oproep voor vrijwilligers om tribune te halen en hier kwam weinig respons op. Opmerking; Is er via vrijwilligerscommissie ook een aanvraag gedaan.
Vrijwilligerscommissie: Geesina Oost, voorzitter. Alle vrijwilligers staan nu in een Excel bestandje waardoor er stappen gemaakt kunnen worden. Vrijwilligerscommissie probeert mensen te benaderen, dit blijkt lastig. Leden vullen gewoon in dat ze niks willen doen. Er komt een database voor vrijwilligers. Er wordt aan gewerkt om structuur aan te brengen.
Activiteitencommissie : voorzitter Marjan Hoekstra. Deze commissie organiseert leuke dingen. Poiesz aktie, Grote Clubactie, winterstopfeest, Kick-off feest, FIFA toernooi etc. Er is via de jaarkalender een planning beschikbaar.
Harmke Slotegraaf heeft ervoor gezorgd dat de schermen in de kantine gebruikt kunnen worden voor informatie. Soms komt de informatie niet goed bij iedereen terecht.
Liekel Faber geeft aan dat er veel goede dingen gebeuren in de commissies, de leden zijn actief aan het werk.
Uitslag bestuur stemming : Er hebben 67 mensen gestemd. 1 stem tegen voor beide kandidaten twee blanco. Sjabbo Smedes en Harmke Slotegraaf zijn beiden met meerderheid van stemmen aangenomen.
- Structuur komt niet automatisch terug na twee jarig afwezigheid.
Het bestuur afgelopen twee jaar behoorlijk druk gehad met het MFA. Met het nieuwe bestuur moeten we verder met het verder opzetten van een duidelijke communicatiestructuur.
- In 17/18 hadden we financieel een rood jaar.
Dit jaar zijn de cijfers van het voetbal in het rood maar de kantine inkomsten hebben het goed gemaakt. We draaien positief daardoor. Bij de contributies zien we een kleine plus . Er zijn meer aanmeldingen dan opzeggingen. We zien een min bij de sponsorcommissie en een
grote plus voor de kantine. De personeelskosten zijn wat hoger dan verwacht. Er was bijvoorbeeld een cursus die niet begroot was. De huisvestingskosten zijn meegevallen. De huurkosten voor de Leegens zijn lager uitgevallen vanwege de inkomsten voor de kantine daar.
Balans Eigen vermogen € 75.000,-
De begroting voor komend jaar is voorzichtig opgesteld. Deze wordt waarschijnlijk gunstiger.
Personeelskosten worden komend jaar fors lager.
Er zullen hogere huurkosten zijn. Komend jaar zal er voor 12 maanden huur worden betaald terwijl dit afgelopen jaar voor 5 maanden was.
Dames : Waar wordt de 650 euro van het eerste aan besteed ? Dit is van de sponsor voor uitjes.
Kascommissie volgend jaar weer. Martine van Woudenberg en Alie Snip.
Kascommissie hoort decharge te verlenen. Aan Tim Renkema wordt décharge verleend. De dames hebben geen onregelmatigheden gezien. Iedereen stemt voor de begroting.
- De sponsorcommissie wil graag een kledingfonds omdat het erg lastig is om sponsoren hiervoor te vinden. Het aanschaf bedrag is te hoog voor sponsoren en een Kledingfonds lost dit op. Het aanschafbedrag wordt daardoor lager. We raken een boel kleding kwijt, niet iedereen levert het in. Met een kledingfonds betekent het dat leden dan waarschijnlijk het tenue moeten betalen. Bestuur heeft ingestemd met het kledingfonds. De stukken hierover staan op de site. De leden moeten nu stemmen. Het fonds is gesteld op 22 euro pp. Gemiddelde teams hebben 4 jaar goede kleding. Een voorstel van Harm Beute is dat het wellicht 10 euro pp zou kunnen zijn. Met 22 euro maak je winst. Wellicht is 10 euro te weinig want er raakt veel kleding weg. Iemand geeft aan dat de drempel voor sponsoren ook lager gemaakt zou kunnen worden door jaarlijks een vast bedrag te vragen in plaats van 1 keer in de 4 jaar.
Het voorstel wordt teruggenomen en het bestuur en de sponsorcommissie werken het verder uit. Het voorstel komt terug in een extra ledenvergadering in mei.
- Jubilarissen 25 jaar lidmaatschap;
Jurrien Hoolsema, Bennie Krijthe, Patrick Renkema, Patrick Rubingh, Henk Top, Johan van der Velde, Jos Weesjes. Zij zijn bedankt , krijgen bloemen en worden op de foto gezet
Jakob Steursma is 50 jaar lid, hij wordt bedankt, krijgt bloemen en wordt op de foto gezet.
- Harrie van der Vaart Award door Arnold Dijkstra. De hele familie heeft hem vorig jaar gewonnen.
Zij geven de award aan John Babois. Hij is vraagbaak voor velen en weet heel veel. Zit in veel commissies en is nooit te beroerd om zaken op te pakken.
- Rondvraag; Waarom kantine doordeweeks niet open bij wedstrijden? Dat heeft met vrijwilligers te maken.
MFA heeft Gert Wim Stienstra aangenomen als beheerder.
Sleutels liggen in de bestuurskamer voor het scorebord. Iedereen mag dit gebruiken maar het is best ingewikkeld.
Het derde heeft een zwart tenue is dit gevraagd? Vraag van Pieter Buma. Het is niet oké, maar het is mosterd na de maaltijd.
Het zou fijn zijn als er een lijst met namen van alle commissieleden op de website komt. Deze informatie graag aan Fokje Alkema doorgeven. Zij is de websitebeheerder.
- Afscheid van Jannes de Boer. Hij heeft veel tijd en energie in club gestoken. Hij blijft gelukkig hoofdsponsor. Hij heeft ervoor moeten kiezen om meer tijd in zijn bedrijf te steken. Jannes de Boer wordt ontzettend bedankt voor de inzet.
Jasper Wiersma wordt bedankt voor zijn inzet. Hij heeft scheidsrechterszaken op de kaart gezet. Hij mag van KNVB op een hoger niveau fluiten en dat is een grote eer. Jasper blijft verbonden aan de club en blijft scheidsrechterzaken managen.
Liekel Faber wordt bedankt door Frouwke van der Naalt. Het waren tropenjaren door de bouw van het MFA. Liekel heeft een groot aandeel gehad in het feit dat we nu in dit mooie gebouw zitten. Hij wordt bedankt voor zijn tomeloze inzet.
- Afsluiting.
